La collaboration à distance


Les environnements de télétravail en équipe sont plus fréquents que jamais de nos jours, d'autant plus que la récente pandémie de COVID-19 a laissé beaucoup de monde dans l'impossibilité d'être physiquement présent sur son lieu de travail. Il en résulte un développement du temps de bureau virtuel, qui a forcé certains employés à explorer de nouvelles façons de collaborer avec leur équipe, et celles-ci peuvent parfois être difficiles à vivre. Dans ce cas, comment les collaborateurs assurent-ils le maintien de la productivité et d'un travail en équipe efficace en étant chacun chez eux ? Nous avons rassemblé quelques conseils pour favoriser une collaboration positive et productive en télétravail.

Se concentrer sur les résultats

Lorsque les équipes sont séparées, que ce soit en raison d'un événement sans précédent comme la pandémie de  COVID-19 ou dû à des problèmes classiques comme des fuseaux horaires différents, il peut être difficile de suivre ce sur quoi travaille votre équipe et à quel moment elle le fait. Les employés en télétravail ont besoin de plus de confiance et de responsabilité pour que les tâches soient réalisées conformément aux objectifs définis. Donner aux télétravailleurs la possibilité de déterminer les horaires qui conviennent le mieux à leur situation et au lieu où ils se trouvent favorise la productivité personnelle et peut améliorer le moral pendant ce qui peut par d'autres côtés être une expérience stressante. C'est cette flexibilité qui permet de travailler de chez soi en toute sérénité, pour les employés comme pour les managers, facilitant ainsi la recherche des performances, et des résultats plus positifs.

Communiquer clairement

Lorsque les équipes ne se trouvent pas au même endroit physique, s'accorder sur les objectifs, rebondir sur les idées des autres et déléguer des tâches peut être difficile. Krisp a fait une liste des bonnes pratiques pour la collaboration à distance, qui explique qu'une communication claire et simple et des objectifs à court terme sont idéaux pour les équipes séparées dans le temps et l'espace. Cet article met particulièrement l'accent sur la clarté. Lorsque vous envoyez un e-mail, prenez le temps d'organiser votre contenu en paragraphes faciles à lire et utilisez des points pour les listes et les informations essentielles. Le temps passé à faire ces petits ajustements pourrait éviter à vos collègues des doutes et des questions supplémentaires plus tard.

Une communication claire n'est pas limitée à des tâches et à des résultats attendus. Les besoins humains doivent aussi être communiqués clairement. Travailler loin de son équipe ou de son manager peut rendre plus difficile le développement de liens interpersonnels et les explications concernant les problèmes ou incompréhensions. En télétravail, il est plus que jamais nécessaire d'exprimer tout problème ou question afin de les résoudre et d'y répondre correctement et rapidement. Organiser des réunions régulières avec les collègues et membres de l'équipe est une solution idéale pour repérer tout dysfonctionnement au plus tôt et le résoudre en collaboration.

Utiliser la technologie de collaboration

Utiliser les outils disponibles pour les équipes à distance peut éliminer de nombreux obstacles créés par la distance. Steelcase recommande de développer un tableau de projet partagé qui permet aux membres de l'équipe d'indiquer le statut de leurs tâches, de mettre à jour leurs objectifs et de partager des documents. De nombreuses plateformes de ce type comme Asana, Basecamp et Microsoft Teamspermettent aux collaborateurs de discuter directement et d'établir des contacts en temps réel.

Les vidéoconférences constituent un autre moyen idéal pour rester en contact. Il existe différentes applications populaires de vidéoconférence telles que Zoom, Skype, Webex et GoToMeeting. On peut facilement se laisser distraire lors d'un appel à plusieurs ou utiliser ce moment pour écrire des e-mails lorsque personne ne peut nous voir. Les conversations en face à face virtuel permettent une connexion plus intime et de se concentrer sur la conversation. Les expressions du visage, le langage corporel et les gestes sont parfois tout aussi importants que nos mots dans une conversation. Ces facteurs cruciaux se perdent dans les e-mails et autres communications par écrit, qui créent un sentiment de distance et de séparation. Les appels vidéo sont un élément essentiel de la connexion du télétravailleur à son équipe et à ses tâches, et maintiennent une interaction humaine indispensable pour un travail productif.

Utiliser des outils analogues pour l'organisation

Être organisé est indispensable pour une journée productive. Utiliser des outils analogues comme les carnets, les notes autoadhésives et les tableaux blancs personnels améliore la rétention d'informations et l'humeur, et sollicite le cerveau de façon très différente des outils numériques. Le geste physique d'utiliser un stylo et du papier ou un marqueur et un tableau blanc fait appel à des réseaux de notre cerveau contribuant à filtrer l'information et se concentrer. Commencez chaque jour par faire une liste des projets ou objectifs que vous devez accomplir ce jour-là par ordre de priorité, et revenez-y à la fin de la journée pour voir les actions effectuées. Barrer des points d'une liste de choses à faire a un côté satisfaisant, et procure une sensation d'accomplissement. Ces outils analogues constituent également un bon point de référence lors des téléconférences et des réunions virtuelles pour assurer le suivi de vos tâches, noter ce qui a été fait, et les points qui restent à discuter.

Bureau dans un intérieur avec grand écran sur un bureau et tableau blanc personnel au mur

Le télétravail a ses avantages et ses inconvénients. Les équipes qui se retrouvent brusquement en télétravail sont confrontées à une phase d'apprentissage au niveau de la distance et des technologies impliquées. En employant ces tactiques, les télétravailleurs peuvent mieux travailler de chez eux, et les équipes gagnent en efficacité et en motivation.

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